DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Datenschutz

Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der von Workline betriebenen Website und bei einer Kontaktaufnahme. Die Website bietet Gesprächsanfragen sowie Bewerbungen auf veröffentlichte Stellen und Initiativbewerbungen mit optionalen PDF-Unterlagen an.

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

workline GmbH
Sierichstraße 81
22299 Hamburg
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Jannik Timmermann.

Für Datenschutzfragen und zur Ausübung Ihrer Rechte: info@workline-germany.de, Telefon +49 40 334610950. Sie können uns auch postalisch unter der oben genannten Anschrift erreichen.

2. Aufruf der Website und technische Bereitstellung

Bei einem Abruf werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Verbindungs- und Fehlerdaten verarbeitet. Das dient der Auslieferung der Website, der Zugriffssicherheit und der Erkennung von Störungen und Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und zuverlässig erreichbarer Internetauftritt.

Für das Hosting und den technischen Betrieb dieser Website nutzen wir OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland, als Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Zur Hosting-Infrastruktur gehört Cloudflare. Weitere Infrastruktur-, Sicherheits- und Supportanbieter ergeben sich aus der Unterauftragsverarbeiterliste von OpenAI.

Im Rahmen des technischen Betriebs können personenbezogene Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Entsprechende Übermittlungen erfolgen nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO oder unter Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Die vereinbarten Schutzmaßnahmen finden Sie in der oben verlinkten Vereinbarung; Informationen und Kopien der einschlägigen Garantien können Sie auch bei uns anfragen.

Technische Betriebs- und Sicherheitsdaten werden nur für die dafür erforderlichen Zwecke aufbewahrt. Die Aufbewahrung in der Hosting-Infrastruktur richtet sich nach den hierfür geltenden Vertrags- und Sicherheitsanforderungen. Optionale Nutzungsanalysen werden ausschließlich nach Ihrer Einwilligung durchgeführt; Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 7. Technische Fehler- und Versandzahlen werden ohne Formularinhalte als Tageszählungen zur Überwachung der Funktionsfähigkeit ausgewertet.

3. Geschützte Bereiche und Verwaltung

Für geschützte Bereiche kann die Plattform eine Anmeldung mit ChatGPT verlangen und technisch erforderliche Anmelde- und Sicherheitsinformationen verarbeiten. Die Plattform kann der Site eine Benutzerkennung und Kontaktdaten der angemeldeten Person für die Zugriffskontrolle zur Verfügung stellen. Workline nutzt diese Angaben für den beschränkten Zugang und die geschützte Verwaltung; sie werden nicht für Werbung verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, mit dem berechtigten Interesse, nicht öffentliche Inhalte und Verwaltungsfunktionen gegen unberechtigten Zugriff zu schützen.

4. Gesprächsanfragen, Bewerbungen und Unterlagen

Für Gesprächsanfragen benötigen wir Anfrageart, Name und E-Mail-Adresse. Freiwillig können Sie Einrichtung, Position, Fachgebiet, Region, Nachricht, Telefonnummer, bevorzugten Kontaktweg und Wunschzeit angeben. Bei Bewerbungen benötigen wir Name, E-Mail-Adresse und Berufsgruppe; weitere Angaben zu Fachgebiet, Region, Verfügbarkeit und Ihrem Anliegen sowie bis zu drei PDF-Unterlagen sind freiwillig. Sie können sich auf eine veröffentlichte Stelle oder ohne Stellenbezug bewerben. Bei einer Bewerbung mit Stellenbezug übermitteln wir auch Stellenreferenz und Titel. Die Nachricht enthält eine Eingangsreferenz und die Version des bestätigten Datenschutzhinweises.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihres Anliegens, der persönlichen Kontaktaufnahme und der Abstimmung einer gewünschten beruflichen Vermittlung. Soweit Sie diese Schritte für sich anfragen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Anfragen durch Ansprechpartner von Einrichtungen und anderen geschäftlichen Kontaktanfragen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung der angefragten Kommunikation. Die Bestätigung des Datenschutzhinweises meldet Sie weder zu Werbung an noch erteilt sie eine Veröffentlichungsfreigabe.

Die Formulardaten und gegebenenfalls PDF-Unterlagen werden für den Versand vorübergehend in der Website-Anwendung verarbeitet und über Google Apps Script an das Workline-Postfach übermittelt. Die Website legt für neue Einreichungen keine zusätzliche Inhalts- oder Dateiablage an; es erfolgt keine automatische Übertragung in das CRM, Veröffentlichung oder Weiterleitung an Arbeitgeber. PDF-Unterlagen werden als Mailanhänge übermittelt. Google verarbeitet die Daten als E-Mail- und Versanddienst; die Hinweise zu Google Workspace in Abschnitt 5 gelten auch hierfür. Eine Vorstellung bei einem Arbeitgeber und dafür erforderliche Angaben stimmen wir gesondert mit Ihnen ab. Eine erfolgreiche Formularbestätigung bedeutet, dass der Versanddienst die Nachricht zum Versand angenommen hat; die tatsächliche Zustellung ins Postfach kann technisch verzögert werden.

Sie müssen keine Unterlagen hochladen, um mit uns ins Gespräch zu kommen. Ohne die Pflichtangaben kann das jeweilige Formular nicht verarbeitet werden; alternativ erreichen Sie uns per E-Mail oder telefonisch. Bitte übermitteln Sie keine Gesundheitsdaten, Ausweiskopien oder Zahlungsdaten und beschränken Sie Unterlagen auf die für Ihr berufliches Anliegen erforderlichen Informationen. Eine Wunschzeit ist keine verbindliche Terminbuchung.

Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch begrenzen wir Einreichungen. Dafür speichert die Anwendung einen zeitlich begrenzten Hash aus IP-Adresse und Zeitfenster mit einem Zähler; sie speichert hierfür keine IP-Adresse im Klartext. Die Zähler laufen nach einer Stunde ab und werden bei der nächsten Bereinigung entfernt. Zur Vermeidung doppelter E-Mails verarbeitet die Anwendung außerdem eine zufällige Anfragekennung, Hashwerte der übermittelten Angaben und des technischen Zugriffsschlüssels sowie den Versandstatus. Der Google-Versanddienst bewahrt diese technischen Merkmale sieben Tage auf und entfernt abgelaufene Merkmale beim nächsten Aufruf; Formularinhalte und PDF-Unterlagen werden in diesen Merkmalen nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse, die Formulare und Unterlagenablage vor Missbrauch zu schützen.

5. Kontakt per E-Mail und Telefon

Bei einer echten Anfrage verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Kontakt- und Inhaltsdaten, um Ihr Anliegen zu beantworten und die gewünschten nächsten Schritte abzustimmen. Soweit die Anfrage auf einen Vertrag mit Ihnen gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei anderen Anfragen, insbesondere durch Ansprechpartner von Einrichtungen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung der Kontaktaufnahme und der geschäftlichen Kommunikation.

E-Mail-Links öffnen Ihr eigenes E-Mail-Programm; eine Nachricht wird erst durch Ihr dortiges Versenden übermittelt. Für eingehende E-Mails verwendet Workline Google Workspace als E-Mail-Dienst. Google und seine Infrastruktur- und Supportanbieter können dabei Kontakt- und Nachrichteninhalte verarbeiten. Die vertraglichen Datenschutzregelungen und die Garantien für mögliche Verarbeitungen außerhalb des EWR, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder anwendbare Angemessenheitsregelungen, sind im Google-Datenverarbeitungszusatz beschrieben. Informationen zu den einschlägigen Garantien können Sie bei uns anfragen. Eine Vorstellung bei Arbeitgebern oder eine weitere Verarbeitung für eine konkrete Vermittlung wird gesondert abgestimmt; die Anfrage ist keine pauschale Zustimmung zur Weitergabe Ihrer Unterlagen oder zu Werbung.

6. Speicherdauer und Löschung

Über die Formulare übermittelte Inhalte werden nach der Übermittlung nicht zusätzlich als Eingang auf der Website gespeichert. Die an Workline übermittelte E-Mail und ihre Anhänge werden im E-Mail-System zur Bearbeitung Ihres Anliegens aufbewahrt. Sie werden gelöscht, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine weitere zweckgebundene Verarbeitung, gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder erforderlicher Nachweis für Rechtsansprüche entgegensteht. Eine Bewerbung allein begründet keine dauerhafte Speicherung in einem Talentpool.

Eine bereits übermittelte E-Mail kann über die Website nicht zurückgerufen werden. Für Berichtigungen und Löschanfragen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzkontakt, möglichst mit der Eingangsreferenz. Die kurzzeitig gespeicherten technischen Versandmerkmale enthalten keine Nachrichteninhalte oder Unterlagen; ihre Bereinigung ist in Abschnitt 4 beschrieben.

Frühere Einreichungen, die vor der Umstellung auf den direkten Mailversand im geschützten Website-Eingang gespeichert wurden, unterliegen weiterhin einer Höchstdauer von 180 Tagen, frühere Testanfragen von 30 Tagen. Abgelaufene Bewerbungsdateien sind nicht mehr abrufbar. Die Löschung von Datensätzen und Dateien wird beim nächsten erfolgreichen täglichen Website-Abgleich oder Verwaltungsaufruf sowie bei neuen Einreichungen angestoßen. Größere Rückstände werden schrittweise bereinigt. Berechtigte Löschanfragen bearbeiten wir auch vor Ablauf dieser Fristen.

Für vereinbarte Folgeschritte erforderliche Angaben können wir nach persönlicher Abstimmung in die interne Bearbeitung übernehmen. Dort werden sie nur so lange aufbewahrt, wie dies für das vereinbarte Anliegen erforderlich ist. Wenn der Zweck entfällt, werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderliche Nachweise für Rechtsansprüche entgegenstehen. Bei einer Geschäftsbeziehung gelten für entsprechende Geschäftsunterlagen die einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; Daten werden auf diesen Zweck beschränkt.

Eine Löschung aus dem aktiven Datenbestand kann nicht sämtliche Sicherungskopien des Dienstleisters sofort entfernen. Für diese gelten dessen Sicherungs- und Löschzyklen; sie dienen der Wiederherstellung und nicht der weiteren Bearbeitung gelöschter Anfragen.

7. Cookies, Einwilligung und Nutzungsstatistik

Die Website funktioniert auch ohne optionale Statistik. Beim ersten Besuch können Sie über „Nur notwendige“ beide optionalen Analyseangebote ablehnen, über „Alle akzeptieren“ die angebotenen Dienste zulassen oder unter „Einstellungen“ gesondert auswählen. Beide Optionen sind zunächst ausgeschaltet. Über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern oder mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ablehnung oder Widerruf beeinträchtigen weder Kontaktaufnahme noch Bewerbung. Impressum und Datenschutzhinweise bleiben zugänglich.

Ihre Auswahl wird im technisch erforderlichen Cookie wl_consent mit Einwilligungsversion und Zeitpunkt für 180 Tage gespeichert. Er enthält keine Besucherkennung und dient ausschließlich dazu, Ihre Entscheidung zu beachten und nachzuweisen. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO, mit dem Interesse und der Pflicht, Ihre Datenschutzauswahl zuverlässig umzusetzen.

Workline-Statistik

Nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung erfassen wir besuchte Seitenkategorien, Zeitpunkt, Herkunftskategorie (zum Beispiel Suchmaschine oder direkter Aufruf), Geräteklasse, abgeleitetes Nutzungsinteresse, Scrolltiefe, Suche und Ergebnisanzahl, Stellenansichten und kopierte Stellenlinks sowie Schritte der Kontakt- und Bewerbungsformulare. Suchtexte, Formularinhalte, Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Unterlagen werden nicht in die Statistik übernommen. Kandidatenprofile werden nur als allgemeine Profilansicht gezählt; individuelle Kandidatenkennungen werden nicht erfasst. Freigegebene Stellenreferenzen können für die Auswertung von Stelleninteresse erfasst werden. Lade- und Reaktionswerte werden zur Verbesserung der technischen Qualität gemessen.

Nach der Einwilligung wird eine zufällige Sitzungskennung im Cookie wl_session und in der Sitzungsablage des Browsers (wl_analytics) verwendet. Die Zuordnung läuft nach 30 Minuten Inaktivität ab; die Sitzungsablage endet mit dem Schließen des Tabs. Die Statistik speichert keine IP-Adresse im Klartext und verwendet kein geräteübergreifendes Wiedererkennen. Die Daten werden im geschützten Betreiber-Dashboard zusammengefasst. Hosting und mögliche Drittlandverarbeitungen richten sich nach Abschnitt 2. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ereignisdaten werden nach 30 Tagen beim nächsten Bereinigungslauf entfernt; der tägliche Website-Abgleich, neue Statistikereignisse und Verwaltungsaufrufe stoßen die Bereinigung an. Nach Widerruf wird die Sitzungskennung auf Ihrem Gerät entfernt und es werden keine neuen Statistikereignisse übermittelt. Bereits rechtmäßig verarbeitete Daten werden davon nicht rückwirkend unzulässig.

Google Analytics

Sofern der Dienst durch Workline aktiviert und Ihnen in den Einstellungen angeboten wird, nutzen wir Google Analytics 4 von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Er wird ausschließlich nach Ihrer separaten Google-Analytics-Einwilligung geladen. Ohne diese Einwilligung werden durch den Workline-Seitencode keine Google-Analytics-Anfragen oder Messsignale gesendet. Die Workline-Statistik kann unabhängig davon ausgewählt werden.

Google Analytics verarbeitet Nutzungsereignisse, aufgerufene bereinigte Seitenadressen, technische Geräte- und Browserinformationen, Zeitpunkte, pseudonyme Kennungen und die beim Verbindungsaufbau technisch erforderliche IP-Adresse. Laut Google werden IP-Adressen von Nutzern in der EU bei der Erhebung zur Ableitung von Standortdaten verarbeitet und vor der Aufzeichnung gelöscht; weitere Informationen finden Sie unter Google Analytics und Datenschutz in Europa. Über den eingebauten Seitencode werden keine Formularinhalte, Bewerbungsunterlagen, Kontaktangaben oder Suchtexte an Google Analytics gesendet. URL-Parameter und Fragmente werden aus den von Workline übermittelten Seitenadressen entfernt.

Google-Cookies wie _ga und _ga_<Kennung> dienen der pseudonymen Nutzungszuordnung und werden durch diese Einbindung auf höchstens 180 Tage ohne laufende Verlängerung eingestellt. In der Google-Konfiguration werden Ereignisdaten für zwei Monate und Nutzerdaten für 14 Monate aufbewahrt. Die Aufbewahrungsdauer wird bei neuer Nutzeraktivität nicht zurückgesetzt. Aggregierte Berichte können länger bestehen bleiben. Google-Signale, Werbepersonalisierung, Remarketing, User-ID und erweiterte Conversions sind nicht Bestandteil dieser Einbindung. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Google kann Daten auch in den USA verarbeiten. Für Übermittlungen gelten die Google-Datenverarbeitungsbedingungen, gegebenenfalls ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder die vereinbarten Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Informationen und Kopien einschlägiger Garantien können Sie bei uns anfragen. Weitere Hinweise enthält die Datenschutzerklärung von Google. Beim Widerruf werden die auslesbaren Analytics-Cookies entfernt und die Seite neu geladen, um die Google-Messung zu beenden.

Erforderliche Dienste und externe Links

Cloudflare kann den Sicherheitscookie __cf_bm zur Abwehr automatisierten Missbrauchs setzen. Er läuft nach 30 Minuten fortgesetzter Inaktivität ab. Weitere Informationen finden Sie in der Cookie-Dokumentation von Cloudflare. Für geschützte Bereiche kann die Hosting-Plattform technisch erforderliche Anmelde- und Sicherheitsinformationen verarbeiten. Soweit Informationen für einen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind, gilt § 25 Abs. 2 TDDDG; die weitere Verarbeitung richtet sich zusätzlich nach der DSGVO.

Die technische Funktionsüberwachung zählt Versandstatus und Dauer je Tag und Formularart, ohne Anfrageinhalte, Empfänger- oder Bewerberdaten und ohne Verknüpfung mit einer Besuchersitzung. Sie dient der Erkennung und Behebung ausgefallener Formulare auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und wird nach 30 Tagen beim nächsten Bereinigungslauf entfernt.

Bilder und Schriften werden lokal ausgeliefert. Externe Karten, Videos und Werbedienste sind nicht eingebunden. Gewöhnliche externe Links übertragen Daten erst, wenn Sie die verlinkte Website besuchen.

8. Online-Auswahl, KI und automatisierte Entscheidungen

Die Stellen- und Kandidatenauswahl übernimmt ausschließlich separat freigegebene Website-Felder aus dem internen Workline-CRM. Interne Namen, Kontaktdaten, Lebensläufe, Kundenbezeichnungen, Kommentare und interne Links werden nicht an diese Auswahl übertragen. Öffentliche Profile werden unter einer zufälligen Public-ID geführt. Die Freigabeprüfung für Kandidaten verlangt eine dokumentierte Veröffentlichungsfreigabe und die höchste Anonymisierungsstufe. Filter und Kriterienvergleich gleichen Suchangaben mit den freigegebenen Einträgen ab. Der angezeigte Wert ist keine Entscheidung über eine Bewerbung und keine Einschätzung Ihrer beruflichen Eignung. Auf dieser Website werden keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO getroffen. Es wird kein personenbezogenes Bewerberprofiling betrieben.

Einzelne illustrative Motive wurden mit KI erzeugt und als solche gekennzeichnet. Die Bildgenerierung ist keine Funktion für Besucher dieser Website. Angaben aus den Gesprächs- und Bewerbungsformularen sowie Unterlagen werden von Workline nicht an eine KI zur Bewerberbewertung weitergegeben.

Die Veröffentlichung von Kandidatenangaben dient der gewünschten beruflichen Vermittlung und erfolgt auf Grundlage der dokumentierten Veröffentlichungsfreigabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit die abstrahierten Angaben noch personenbezogen sind. Die Website speichert nur diese freigegebenen Angaben und den technischen Änderungszeitpunkt. Bei zurückgezogener Freigabe oder Entfernung aus der freigegebenen Auswahl werden die Inhalte beim nächsten erfolgreichen Abgleich aus dem aktiven Website-Bestand entfernt. Technische Public-ID und Änderungszeitpunkt können ohne Profilinhalt als Löschmerkmal bestehen bleiben, damit eine verspätete ältere Übertragung das Profil nicht erneut veröffentlicht. Für einen Widerruf können Sie unseren Datenschutzkontakt nutzen. Die Veröffentlichung von Arbeitgeberangaben erfolgt ohne Kundenname und ohne personenbezogene Ansprechpartner.

9. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Wahrnehmung dieser Rechte genügt die Kontaktaufnahme über die oben genannten Wege.

Widerspruchsrecht: Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Bei einer etwaigen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Das Kontaktformular meldet Sie nicht zu Direktwerbung an.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für den Sitz von Workline ist dies der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, datenschutz-hamburg.de, E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de.

10. Änderungen

Bei Änderungen der Funktionen oder Datenverarbeitung wird diese Erklärung angepasst. Bei Änderungen am Mailversand oder einer späteren Kalenderintegration werden die dafür erforderlichen Hinweise, Berechtigungen und Abläufe vor deren Einsatz ergänzt.

Stand: 6. Oktober 2026 · Version 2026-10-06-v6